We krijgen er met regelmaat vraag naar als we het werving & selectie gedeelte van AFAS inrichten bij klanten van ons, de mogelijkheid om automatisch mail te versturen vanuit de workflow sollicitatie maar dan willen ze zelf het berichtje nog wel graag aan kunnen passen!
Wel OutSite gebruiker maar geen inlog voor de portal
Het stukje communicatie waarbij we de sollicitant laten inloggen op de portal om tijdens het sollicitatie proces mee te communiceren wordt als niet heel 'kandidaat vriendelijk' ervaren door de meeste van onze klanten en we gebruiken dit stukje portal meestal niet in deze fase van het proces. Het is daardoor voor de kandidaat ook niet mogelijk om de door een medewerker geplaatste reactie in de portal te bekijken. Waar we de sollicitant niet vragen naar de portal te gaan zorgen we er echter wel voor dat bij het insturen van de sollicitatie en het aanmaken van de sollicitant de nieuwe kandidaat automatisch OutSite gebruiker wordt zodat we wel automatisch kunnen mailen met de sollicitant.
Direct na het insturen van de sollicitatie ontvangt de nieuwe kandidaat dan ook direct automatisch een mailtje waarin we bevestigen dat we de sollicitatie ontvangen hebben en hier met zorg en aandacht naar zullen kijken. Dit automatische mailbericht is een aangepaste versie van het bericht portal toegang waarbij we de link en het verzoek naar de portal te gaan weg hebben gelaten. Doordat de sollicitant nu OutSite gebruiker is kunnen we wel makkelijk mailen vanuit de workflow sollicitatie of andere later op te starten dossiertype's. Pas als de kandidaat 'echt' in dienst gaat komen sturen we de nieuwe medewerker naar de portal om gegevens aan te vullen, dossier te uploaden en de nieuwe arbeidsovereenkomst te ondertekenen.
Reactie en persoonlijke noot
Dat mailen vanuit de workflows naar een OutSite gebruiker (sollicitant) kan is heel handig want je wil uiteindelijk alle communicatie ook vastgelegd hebben in het proces. Het is nu alleen helaas nog niet mogelijk om de tekst van de reactie die je intern plaatst op te nemen in het mailbericht wat verstuurd wordt uit de workflow. Het in de workflow gekoppelde berichtsjabloon is voor InSite gebruikers niet aan te passen omdat het in AFAS windows beheert wordt. Het toevoegen van een persoonlijke noot of afwijkende tekst is dus helaas niet mogelijk. Je klikt op de actieknop en 'onzichtbaar voor de gebruiker' wordt er direct een mail verstuurd, gebruikers weten ook vaak niet precies wat de inhoud van de mail is en dat maakt het gebruik ervan soms ook niet geliefd, men ziet toch graag zelf nog even precies wat er verstuurd wordt.
Mailbericht afspraak
Het is al mogelijk om vanuit de sollicitant stamkaart of via de workflow sollicitatie via een speciaal type dossier '-117 afspraak sollicitant' de sollicitant een uitnodiging voor een afspraak te sturen maar hiervoor is het wel nodig dat de sollicitant inlogt in de portal omdat je de informatie vanuit de afspraak niet kan tonen in het mailbericht en helaas mist ook de mogelijkheid om een locatie mee te geven. Om die reden waren we al zover dat we vanuit de sollicitatie flow een nieuw dossieritem aanmaken via een workflow actie specifiek voor het mailen van afspraak informatie. Op dit dossiertype geef je via vrije velden aan wanneer, waar, hoe laat en met wie de afspraak is en vervolgens versturen we vanuit deze flow netjes een mailtje met alle informatie. De insite gebruiker blijft 'in charge' van het proces en zodra de mail met akkoord terugkomt zet de HR afdeling de taak door naar de leidinggevende zodat die weet wanneer deze sollicitant precies langs zal komen en dit in zijn agenda definitief kan maken.
Jouw persoonlijke mailbericht vanuit InSite versturen
Nu zou onze Johan, Johan niet zijn als ie dit hele mailen met de sollicitant niet naar een heel nieuw 'next level' zou weten te tillen. Creatief als altijd, 'out of the box' denkend en op briljante wijze AFAS standaard mogelijkheden combineren om het schijnbaar onmogelijke toch te realiseren. Dit is wat wij zoeken in onze experts, je hoeft de Help van AFAS niet uit je hoofd te leren, het gaat erom hoe je de mogelijkheden die de software van AFAS biedt kan combineren en toepassen, dat is wanneer wij denken dat je het verschil maakt als AFAS expert / specialist en dat is wat Johan als geen ander geweldig goed kan.
Okeeee, nu weten we allemaal dat Johan geweldig is maar wat heeft ie dan precies bedacht? 😁
Inrichting vrij bestand, vrije tabel en dossiertype met vrije velden
Net als bij de aparte workflow voor de afspraak start je vanuit de workflow sollicitatie of vanuit de stamkaart van de sollicitant een nieuwe positief dossiertype op met bijvoorbeeld de naam 'Mail versturen' . Dit dossiertype heeft dus het vinkje aanleiding aanstaan en je kan er vrije velden aan toevoegen. Vooraf hebben we eerst een vrije tabel aangemaakt waarin we een lijstje hebben gemaakt met 'Categorie berichten'. Je kan dan denken aan 'Afwijzingen', 'Informatieve mededelingen', 'Afspraak bevestigingen' etc. ieder type mailbericht wat je wil gaan versturen en graag in een categorie wil plaatsen. Naast deze vrije tabel maken we ook een nieuw vrij bestand aan. Dit vrije bestand noem je bijvoorbeeld 'Berichtsjablonen'. In de management tool voeg je extra vrije velden toe aan dit vrije bestand. een tekstveld van een regel met als titel 'Onderwerp', een memo veld met opmaak van bijvoorbeeld 15 regels en je haalt hier je nieuwe vrije tabel op 'Categorie berichten'. Als je toch in de management tool zit vergeet dan niet om aan je nieuwe dossiertype 'Mail versturen' als vrij veld (bestandskoppeling) je vrije bestand te koppelen en ook hier een tekstveld van een regel toe te voegen met als label 'Onderwerp' en een memo veld met opmaak van 15 regels. Zorg dat je vrije velden van je bestand gelijk zijn aan je vrije velden van je dossiertype want de inhoud ga je later met elkaar uitwisselen.
InSite beheer sjablonen (vrij bestand)
In InSite van de klant haal je het vrije bestand op, je maakt een pagina met de overzichtspagina van het vrije bestand en je geeft ze een actieknop om een nieuw vrij bestand (berichtsjabloon) aan te maken. Dit vrije bestand is de basis van je berichtsjabloon, de template's. Hier kan je netjes per categorie een aantal standaard berichtsjablonen maken voor de klant en de klant kan zelf nieuwe toevoegen of bestaande aanpassen (in de meeste gevallen de afdeling HR). Let wel dit zijn echt de template's dus nog niet de gepersonaliseerde versies. Dit is wat we normaal ook onderhouden in AFAS window bij het beheer van de berichtsjablonen. Doordat we een memo veld met opmaak hebben gemaakt is het voor de klant heel vriendelijk in gebruik en kan hij/zij nette opgemaakte standaard mailtjes maken en onderhouden. Iedere bericht krijgt een eigen onderwerp en je kent het bericht een categorie toe zodat je makkelijk kan zoeken.
Dossiertype 'Mail versturen'
Vanuit de sollicitant stamkaart heb je een button gemaakt met aanmaken van een dossieritem van het type 'Mail versturen' of je start dit op vanuit de workflow 'sollicitatie' door het dossiertype te koppelen aan een actie knop.
De aanmaken pagina van het dossiertype 'Mail versturen' die vervolgens opstart pas je zo aan dat je alles eraf haalt zodat alleen het veld overblijft met de tabel die verwijst naar het vrije bestand. Dit veld is verplicht te vullen door de gebruiker. De instuurder kiest hier dus een van de standaard mailberichten van het vrije bestand en kiest vervolgens voor aanmaken. De workflow die gekoppeld zit wordt opgestart en in de eerste 'taak' laat je via waarde toekennen de informatie die zich in het geselecteerde berichtsjabloon (uit het vrije bestand) bevind vullen op de vrije velden van het dossieritem. De standaard onderwerp regel en de inhoud van het memo veld worden netjes overgenomen vanuit het vrije bestand naar de vrije velden van het dossieritem. De eerste taak van de workflow staat vervolgens direct bij de instuurder zelf en deze kan indien gewenst het memo veld aanpassen, personaliseren of beoordelen. Je kan zelfs via 'aanpassen' een nieuw berichtsjabloon koppelen en via 'Sjabloon vernieuwen' de inhoud van dat berichtsjabloon ophalen. Is het helemaal naar je zin dan kies je voor 'Mail versturen' en jouw persoonlijke mailtje wordt direct verstuurd naar de sollicitant. Aan de workflow zit namelijk een standaard AFAS berichtsjabloon gekoppeld waarvan de inhoud niet al gevuld is maar die we vullen met de informatie van het dossieritem net zoals we dat ook al deden bij het versturen van de afspraak mail. Mooi hè! ?
Voordelen van deze inrichting
Nadelen